Politique sur la protection des renseignements personnels

La politique sur la protection des renseignements personnels de l’Association des paysagistes professionnels du Québec (APPQ) a pour objectif de promouvoir des pratiques responsables et transparentes dans la gestion des informations personnelles, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle vise à vous informer de la façon dont l’APPQ collecte, utilise, divulgue, conserve, partage et protège vos renseignements personnels.

Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Le projet de loi 64 exclut les « renseignements personnels concernant l’exercice par l’individu d’une fonction au sein d’une entreprise ». Cela comprend « son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail ».

Dans le cadre de notre mission, nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Règle générale, l’APPQ obtiendra directement les renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi.

Cela comprend notamment sans s’y limiter :

Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur vos antécédents professionnels ou académiques, ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
Les coordonnées de nos employés : Nom, prénom, adresse, courriel, NAS, date de naissance, rémunération, informations bancaires (spécimen de chèque);
Des informations sur les entreprises : des renseignements d’identification comme une copie de permis de conduire, de carte ASP-Construction, une preuve d’assurance responsabilité, des renseignements financiers (états financiers ou lettre d’une institution financière), une liste de clients et de fournisseurs;
Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires ou des données de système de paiement;
Des renseignements relatifs à une plainte : nom et prénom du plaignant, adresse, numéro de téléphone et objet de la plainte.

BUT DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’APPQ recueille des renseignements personnels dans les buts limités suivants :

Pour des besoins administratifs et de gestion;
Pour la certification de nouveaux membres;
Pour la gestion des plaintes à l’égard d’un membre de l’APPQ.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et afin de nous assurer d’être en conformité avec nos obligations légales et réglementaires.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent dans la section « À propos de l’APPQ/Équipe et conseil d’administration ».

MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’APPQ s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :

Toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois;
Toute perte accidentelle;
Toute divulgation non autorisée;
Toute modification non autorisée;
Tout accès non autorisé; et
Tout traitement illégal.

À noter, toutefois qu’aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est totalement sécuritaire. Nous ne pouvons donc garantir la sécurité absolue des renseignements personnels qui nous sont transmis ou que vous nous fournissez.

Nous ne pouvons également pas garantir que ces renseignements personnels ne seront pas obtenus, consultés, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection et de sécurité.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à prendre contact avec le Responsable de la protection des renseignements personnels identifiés dans la section « À propos de l’APPQ/Équipe et conseil d’administration ».

VOS DROITS

Selon les lois applicables, vous pourriez avoir le droit d’obtenir l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification ou leur effacement, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le cas échéant), le droit de ne pas être discriminé, le droit de restreindre et de s’opposer à l’utilisation et au traitement de vos renseignements personnels par l’APPQ, ou le droit à la portabilité des données, à savoir recevoir une copie de tous les renseignements personnels que l’APPQ possède à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez soumettre votre demande en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels. En fonction du droit exercé, nous vous informerons de la procédure à suivre, du délai de traitement (délai de réponse) et des informations nécessaires.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le directeur général de l’APPQ veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le directeur général veille à la protection des renseignements personnels détenus par l’APPQ.

Le directeur général s’assure de la diffusion sur le site Internet l’APPQ de la politique sur la protection des enseignements personnels.

En tant que Responsable de la protection des renseignements personnels, le directeur général doit :

Définir et approuver les orientations, les politiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels que l’APPQ doit établir et mettre en œuvre;
Approuver les règles de gouvernance;
Participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») concernant certains systèmes d’information ou de prestation électronique de services et suggérer des mesures afin d’assurer la protection des renseignements personnels traitées dans le cadre de ces systèmes;
Consigner toute communication (faite sans consentement) à une entreprise ou organisme public susceptible de diminuer le préjudice causé par un incident de confidentialité et prendre part à l’évaluation du préjudice causé par un incident de confidentialité;
Recevoir et répondre aux demandes d’accès et de rectification ainsi qu’aux demandes liées à la portabilité des données et au droit à l’oubli;
Fournir le soutien nécessaire en cas de questions, de plaintes ou de demandes relatives à la protection des renseignements personnels;
Planifier et assurer la réalisation des activités de formation;
Promouvoir les orientations, les directives et les décisions formulées par la Commission d’accès à l’information;
Évaluer annuellement le niveau de protection des renseignements personnels.

Les employés de l’APPQ sont tenus de collaborer dans la recherche de documents et d’informations faisant l’objet de toute demande d’accès.

Les employés de l’APPQ sont tenus de veiller à la protection des renseignements personnels et de l’information confidentielle.